Maquila de nómina: qué es, qué incluye y cómo se cobra

Respuesta rápida

¿Qué es la maquila de nómina?

La maquila de nómina es un servicio en el que un despacho externo calcula la nómina de tu empresa, timbra los recibos, prepara los pagos y presenta los trámites ante el IMSS, el SAT y el Infonavit. Tu empresa sigue siendo el patrón: los trabajadores tienen contrato contigo y tú respondes por los errores ante las autoridades.

La maquila de nómina es una forma de delegar el trabajo más técnico de pagarle a tu equipo sin dejar de ser su patrón. Un despacho hace los cálculos, timbra y prepara los pagos; tu empresa aporta la información, revisa y paga. Esta guía explica qué incluye el servicio, cómo se cobra en general, qué riesgos tiene y en qué casos te conviene más llevar la nómina dentro de tu empresa.

Qué es la maquila de nómina

"Maquilar" la nómina significa encargarle a un tercero el proceso de calcularla y operarla. El despacho recibe las incidencias de cada periodo (faltas, horas extra, incapacidades, bonos), calcula percepciones y deducciones, timbra un recibo por persona y te entrega el archivo para dispersar los pagos o los dispersa por ti.

Lo importante es lo que no cambia: los contratos de trabajo son de tu empresa, el registro patronal es tuyo y las obligaciones ante el IMSS, el SAT y el Infonavit siguen a tu nombre. El despacho presta un servicio administrativo; no es patrón de nadie.

Por eso la maquila de nómina no es outsourcing de personal. Desde la reforma de subcontratación, la ley prohíbe que un tercero ponga trabajadores a disposición de otra empresa (art. 12 LFT). Si un proveedor te propone que tu equipo firme contrato con él, lo que te ofrece ya no es maquila: es subcontratación de personal. Para entender esa diferencia, lee outsourcing y REPSE: qué se permite y qué no.

Qué incluye un servicio de maquila de nómina

Cada despacho arma su paquete, pero estas son las tareas que suele cubrir:

Tarea	Qué hace el despacho	Qué sigue siendo tuyo
Cálculo de la nómina	Calcula percepciones, ISR (art. 96 de la Ley del ISR), subsidio para el empleo y cuota obrera del IMSS	Enviar a tiempo las incidencias del periodo
Recibos de nómina	Timbra el CFDI de nómina de cada persona	Revisar que los montos sean correctos
Pagos	Prepara el archivo de dispersión o paga por ti	Tener los fondos en la cuenta
IMSS e Infonavit	Presenta altas, bajas y cambios de salario, y calcula las cuotas	Avisar de cada contratación, salida o aumento
Impuestos	Calcula el ISR retenido y el impuesto estatal sobre nómina	Pagar a tiempo o autorizar el pago
Salidas	Calcula finiquitos y liquidaciones	Decidir y documentar la terminación
Cierre anual	Prepara el cálculo anual de ISR y las constancias	Conservar la documentación

Algunos despachos agregan el resguardo de expedientes, reportes para tu contabilidad o un portal para que cada persona descargue sus recibos. Otros cobran esas tareas aparte. Antes de firmar, pide por escrito la lista de lo que incluye la cuota base y lo que se cobra adicional.

Para entender qué pasa en cada paso del cálculo y cuánto le cuesta a tu empresa cada trabajador, revisa la guía de cálculo de nómina en México.

Maquila de nómina: precio y formas de cobro

No hay una tarifa oficial ni un precio estándar. Lo que sí se repite son las formas de cobrar:

Cuota por recibo o por trabajador en cada periodo de pago. Es la más común y la más fácil de comparar.
Cuota mensual fija por rango de personas, por ejemplo hasta cierto número de trabajadores.
Cargo de puesta en marcha para migrar tu información, revisar tu historial y configurar el sistema.
Cargos por evento: finiquitos, liquidaciones, cálculo anual, correcciones o declaraciones extraordinarias.

El precio depende sobre todo de cuántas personas tienes, cada cuándo pagas (semanal, catorcenal o quincenal), cuántas variables manejas (horas extra, comisiones, bonos, turnos) y en cuántos estados operas, porque cada estado tiene su propio impuesto sobre nómina.

Desconfía de cualquier propuesta que se pague sola con "ahorros" en cuotas o impuestos. Si el ahorro sale de reportar al IMSS un salario menor al real o de pagar parte del sueldo con conceptos que no se declaran, el riesgo es tuyo: tu empresa es el patrón y responde por las diferencias, los recargos y las multas.

Recuerda que la maquila es un costo adicional al de la nómina. Para saber cuánto pagas de verdad por cada persona, usa la calculadora de costo de un trabajador, y para revisar la base con la que se calculan las cuotas, la calculadora de salario diario integrado.

Empresas de maquila de nómina en México: qué revisar antes de contratar

No te vamos a recomendar proveedores, pero sí los criterios que conviene revisar en cualquier despacho:

Contrato claro. Que diga qué hace el despacho, qué haces tú, en qué plazos y quién responde por un error de cálculo.
Revisión antes de pagar. Que te entregue una prenómina o resumen para aprobar en cada periodo.
Actualización de tablas. Que aplique a tiempo los cambios de cada año: tarifa del ISR, UMA, salario mínimo y tasas del IMSS.
Protección de datos. Que tenga aviso de privacidad, cláusulas de confidencialidad y controles de acceso. Revisa la guía de protección de datos de empleados.
Acceso a tu información. Que puedas descargar en cualquier momento recibos, acumulados y movimientos ante el IMSS, sobre todo si un día cambias de proveedor.
Servicio administrativo, no patronal. Que en ningún documento aparezca el despacho como patrón de tu equipo.

Riesgos de la maquila de nómina

Delegar el cálculo no delega la responsabilidad. Los riesgos más comunes son:

Errores que pagas tú. Un salario base de cotización mal integrado o una tabla de ISR desactualizada generan diferencias que el IMSS o el SAT cobran a tu empresa, con actualizaciones y recargos.
Dependencia del proveedor. Si la información vive solo en el sistema del despacho, cambiar de proveedor o auditar un periodo pasado se vuelve difícil.
Plazos que no controlas. Si las incidencias llegan tarde o el despacho se retrasa, la nómina se paga tarde. La ley fija plazos máximos de pago: una semana para quienes hacen trabajo material y quince días para los demás (art. 88 LFT).
Documentación incompleta. Ante una demanda, el patrón tiene que presentar contratos, recibos y controles de asistencia (art. 804 LFT). Si el despacho no los resguarda bien, el problema es tuyo.
Esquemas disfrazados. Lo que empieza como maquila puede convertirse en subcontratación de personal si el proveedor pasa a ser el patrón de tu equipo.

Cuándo conviene hacer la nómina interna

La maquila de nómina tiene sentido cuando no tienes a nadie con conocimientos fiscales y prefieres pagar por el servicio que contratar a una persona para eso. Llevar la nómina dentro de tu empresa conviene más cuando:

Tienes pocas personas con sueldo fijo y pocas variables en cada periodo.
Ya tienes un contador o un área de administración con tiempo para hacerla.
Quieres control directo sobre los cálculos, las fechas y la información de tu equipo.
Tu nómina crece y la cuota por trabajador ya se acerca a lo que costaría un sistema de nómina operado por tu equipo. La guía de automatización de nómina explica qué revisar en un sistema.

Un punto intermedio frecuente es hacer la nómina en casa con un sistema y contratar solo tareas puntuales, como el cálculo anual o la revisión de cuotas. Sea cual sea la opción, repasa las obligaciones fiscales del empleador para saber qué tiene que salir bien cada mes.

Lo que Ginia hace y lo que no

Ginia no ofrece maquila de nómina ni es patrón de tus empleados. Lo que hacemos es ayudarte a contratar: buscamos y validamos candidatos para que los contrates directo, en tu nómina, y pagas solo cuando contratas. Si estás por abrir una vacante, calcula primero lo que te costará con la calculadora de costo de un trabajador y después mira cómo funciona Ginia.